Vi har sluttet med intern e-post

Flere bedrifter bruker nå chattekanaler til fordel for e-post i større og større grad. Da vi skulle vurdere bruken av Teams i Geodata besluttet vi like godt å droppe e-post til internkommunikasjon helt og så langt fungerer det strålende.

Publisert: 20. des. 2019, i Inspirasjon

Som en mellomstor bedrift med rundt 140 ansatte har vi tradisjonelt sett ikke hatt så mange systemer for internkommunikasjon – fordi behovet ikke har vært der.

Men jo mer kundemassen, systemene og antall ansatte vokser jo større ble behovet.

Vi er opptatt av at beslutninger skal tas nærmest der oppgaven skjer, så da vi tre (leder for utviklerne, leder for prosjektavdelingen og markeds- og kommunikasjonssjef) begynte å snakke om behovet for mer struktur på internkommunikasjonen, var veien kort til en beslutning som gjaldt hele bedriften.

Vi slutter med e-post

Utgangspunktet da vi startet praten var hvordan vi skulle organisere bruken av Teams, som ble større og større i deler av bedriften. Samtidig brukte mange Skype for chat, en god del e-post og vi brukte Yammer.

Resultatet: At mange ikke visste helt hvor de skulle poste ting eller lete etter informasjon. Noe måtte gjøres, og målet vårt var i starten bare å rydde opp.

Men allerede i vår første lille prat vokste tanken på å bare gå all in – si at vi erstatter alle interne e-poster, nyheter på intranett, Skype, Yammer, og Slack - med Teams.

Vi fikk raskt gehør for tanken. De fleste som jobber i Geodata jobber teknisk og er godt vant med bruk av chatte-kanaler fra før, det var derfor ikke store reaksjoner på dette.

Ikke mange dagene etter var innboksene våre nesten rensket for interne e-poster. Nå har det gått et drøyt halvår siden beslutningen og vi har ikke angret.

Det er selvsagt unntak

Wow, tenker du kanskje nå. Så lett kan det jo ikke være? Vel, nesten, er svaret. Men ikke helt.

For det første er det snakk om interne e-poster så kommunikasjon med kunder og så videre går selvsagt hovedsakelig på e-post ellers. Et annet unntak vi gjorde, var at for mer formell kommunikasjon, der man trenger skriftlig bekreftelse/dokumentasjon, skulle vi bruke e-post. Eksempelvis der man ber om permisjoner eller informerer om ferie eller liknende.

Et annet unntak var når vi skulle videreformidle informasjon fra andre som allerede hadde kommet på e-post. Da kunne e-post brukes fordi det ofte blir mer jobb å videreformidle alt dette videre i en chat.

Nesten alle er med

For rundt 80 prosent av bedriften gikk implementasjonen nærmest smertefritt, og var heller ønskelig. Det var de av oss som likte og var vant til å følge med på systemer som Teams og Slack fra før.

Unntaket er gjerne de som jobber med salg og noen andre typer administrasjon. Men til tross – siden beslutningen ble tatt har det ikke blitt sendt mer enn 2-3 e-poster til alle i bedriften.

Så den blant mange forhatte alle-mailen er så å si død. Det digger vi.

Vi har også erfart at behovet for å organisere Teams (delvis), litt mer intranettstruktur og intern opplæring dukket opp, men ikke i den grad at vi mener det har gått ut over effekten.

Men er vi mer produktive da?

Det er jo det store spørsmålet blant alle som har gjort eller vurdert tilsvarende tiltak.

Teams legger til rette for en veldig effektiv dialog, men stadig nye avbrytelser i form av varslinger, går utover produktiviteten til den enkelte. Vi anbefaler derfor alle å være bevisste på hvordan de bruker Teams.

Man bør kun være pålogget når man selv ønsker å bli avbrutt, for å kunne styre sin egen produktivitet. Samtidig forventer vi at alle ansatte sjekker Teams minst en gang om dagen for å få til den effektive dialogen.

Vi hadde ikke gjort større undersøkelser av dette i forkant så det er vanskelig å måle den faktiske endringen, men kongstanken vår var at du får kjappere svar og mer effektiv dialog i en chat enn på e-post og det mener vi i høyeste grad er tilfellet.

Det er for de aller fleste ganske digg å ha betydelig færre e-poster i innboksen, og vi opplever at avklaringer gjøres mye raskere nå enn tidligere.


Denne saken har også vært publisert i Kode24.