Formål og omfang
Geodatas retningslinjer for etisk og ansvarlig forretningsdrift, har som formål å sikre etisk og ansvarlig forretningsdrift og etterlevelse av lover og forskrifter i all vår forretningsvirksomhet. Dette inkluderer
- å fremme åpenhet, respekt for menneskerettigheter og sikre anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og hele vår verdikjede
- forhindre korrupsjon og bestikkelser og å etterleve lover og forskrifter
- minimere forretningens miljøpåvirkning
Retningslinjen gjelder for alle styremedlemmer, ledere, ansatte, innleide konsulenter eller andre som representerer Geodata. Den omfatter all forretningsaktivitet som utføres nasjonalt og/eller internasjonalt.
Alle nyansatte vil bli informert om denne retningslinjen gjennom onboardingsprogrammet. Øvrige ansatte vil bli informert eller påminnet om policyen årlig og/eller når den revideres.
Ansvar
- Styrets ansvar:
- Godkjenne denne retningslinjen.
- Årlig gjennomgang av aktsomhetsvurdering for å sikre retningslinjens ønskede effekt.
- Årlig gjennomgang av retningslinjen og oppdatering ved behov for å sikre fortsatt relevans.
- Ledelsens ansvar: Geodatas ledelse har ansvar for å implementere og håndheve retningslinjene, samt fremme en kultur for bevissthet og etterlevelse. Ledelsen har ansvar for at ansvarlig foretningsdrift er en del av selskapets løpende risikovurdering.
- Ansattes ansvar: Etterleve retningslinjen og de tiltak som iverksettes som følge av retningslinjen.
Forpliktelser
Forpliktelsene gjelder egen virksomhet, og skal også tas hensyn til ved evaluering og valg av leverandører og partnere. Geodata skal gjennomføre nødvendige undersøkelser (due dilligence) og risikovurdering før inngåelse av avtaler med nye partnere.
Menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter
Menneskerettigheter
Geodata skal respektere menneskerettigheter som definert av internasjonale standarder, inkludert FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter. Geodata forplikter seg til å ivareta alle arbeidstakeres rettigheter som definert i norsk lovgivning og internasjonale standarder, inkludert å sikre trygge og helsemessig forsvarlige arbeidsforhold for alle ansatte og å bekjempe tvangsarbeid, og barnearbeid. Geodata skal arbeide bekjempe diskriminering i arbeidslivet og fremme likestilling og mangfold i alle aspekter av virksomheten.
Aktsomhetsvurdering
Geodata skal årlig gjennomføre en aktsomhetsvurdering for å kartlegge, vurdere og håndtere risikoer knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold i vår verdikjede. Dette inkluderer kartlegging av leverandørkjeden og å identifisere og håndtere høyrisikoelementer.
Informasjon og åpenhet
Geodata skal gi åpen, lett tilgjengelig og relevant informasjon til offentligheten om hvordan vi arbeider for å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi vil årlig rapportere om vår innsats og resultater knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold i henhold til kravene i Åpenhetsloven. Rapporten vil bli offentliggjort på våre nettsider og gjøres tilgjengelig for alle interessenter.
Forespørsler om innsyn skal håndteres iht. gjeldende lovverk.
Anti-korrupsjon
Geodata har nulltoleranse for korrupsjon og bestikkelser i alle former.
Antikorrupsjonsretningsliner i henhold til krav fra Esri ligger her: Geodata Extended Anti-bribery, Anti-corruption and Export Po - Geodata - Geodata - Confluence. Alle Geodatas ansatte er forpliktet til å sette seg inn i denne. Under følger de viktigste punktene.
Etterlevelse av lovverk
Geodata forplikter seg til å følge relevante anti-korrupsjonslover, som den norske straffeloven. Som distributør for Esri, forplikter vi oss til å følge US Foreign Corrupt Practices Act.
Alle økonomiske transaksjoner skal være åpne, dokumenterte og korrekt regnskapsført for å sikre at selskapet ikke deltar i ulovlige aktiviteter.
Hva er korrupsjon?
Korrupsjon defineres som å gi eller motta en utilbørlig fordel i kraft av en stilling eller rolle, enten direkte eller gjennom mellommenn. Eksempler på korrupsjon inkluderer bestikkelser, påvirkningshandel eller smøring. Særlig forsiktighet må utvises overfor offentlige tjenestepersoner, inkludert ansatte i offentlige institusjoner, statseide selskaper, internasjonale organisasjoner, politiske partier og kandidater til offentlige verv.
Representasjon
Gaver, underholdning, representasjon og dekning av reise må være av passende verdi, åpne, i samsvar med lovverket og ikke av privat karakter. Dekning av reise og forretningsutgifter skal ikke overstige faktiske, dokumenterte kostnader. Dokumentasjon skal bevares. Pengegaver er ikke tillatt. Politiske bidrag er ikke tillatt.
Aktsomhetsvurdering
Geodata skal årlig gjennomføre en aktsomhetsvurdering for å kartlegge, vurdere og håndtere risikoer knyttet til anti-korrupsjon i vår verdikjede. Dette inkluderer kartlegging av leverandørkjeden og å identifisere og håndtere høyrisikoelementer.
Miljø
Miljø: Geodata forplikter seg til å redusere negativ miljøpåvirkning gjennom å:
- Overholde gjeldende miljølovgivning
- Opprettholde sertifisering på et anerkjent styringssystem for miljø (f.eks. Miljøfyrtårn eller ISO14001)
- Overvåke og redusere selskapets karbonavtrykk.
- Miljøvennlig avfallshåndtering
Forpliktelsene gjelder egen virksomhet, og skal også tas hensyn til ved evaluering og valg av leverandører og partnere.
Varsling
Geodata skal ha en varslingstjeneste der ansatte, leverandører og andre interessenter kan rapportere om bekymringer knyttet til menneskerettigheter, arbeidsforhold, korrupsjon og miljø. Alle ansatte har ansvar for å rapportere mistanke om brudd på disse retningslinjene. Dette kan gjøres:
- Til nærmeste leder
- Til leder for kvalitet og compliance
- Anonymt via tillitsvalgte eller arbeidsmiljøutvalget (AMU)
Geodata sikrer beskyttelse av varslere og at alle varsler skal behandles konfidensielt og profesjonelt.
Konsekvenser ved brudd
Brudd på retningslinjen kan bli gjenstand for disiplinærtiltak iht. arbeidsreglementet i personalhåndboket. Vi forbeholder oss retten til å avslutte samarbeidet med leverandører eller partnere som ikke oppfyller våre krav til ansvarlighet.